Nicht jedes Problem braucht ein Custom GPT. Und nicht jedes Briefing passt in ein Projekt.

ChatGPT bietet mit „Projekte“ eine Möglichkeit, Aufgaben zu strukturieren und KI-basierte Workflows effizient umzusetzen. Parallel dazu stehen die Custom GPTs zur Verfügung.
Aber: Wo liegt der Unterschied in der Anwendung? Was passt besser zu Deinem Vorhaben?

Der Unterschied:

Custom GPTs
sind eigenständige „Instanzen“ von GPT, die Du mit Persönlichkeit, Fachwissen und Regeln ausstattest. Für erweiterte Funktionalitäten kannst Du externe Tools integrieren. Du trainierst sie, gibst ihnen ein Gedächtnis und kannst sie auch anderen zugänglich machen.

Sie eignen sich perfekt für:
• wiederkehrende Aufgaben mit gleichbleibendem Ton (Dein virtueller Assistent)
• Rollen wie Coach, Redakteur, Übersetzer, Ideengeber
• öffentlich oder intern zugängliche Tools mit individueller Note

Projekte
hingegen sind eine Art Arbeitsumgebung innerhalb ChatGPT, ideal für komplexere Aufgaben mit mehreren Bestandteilen: Du kannst hier alles sammeln, was zum Projekt gehört: Dateiuploads, Verlauf, Anweisungen. Alles ist an einem Ort.
Sie eignen sich perfekt für:
• Content-Produktionen mit Korrekturschleifen
• explorative Aufgaben (Recherche, Entwürfe, Ideenfindung)
• Workspaces, in denen man sich iterativ vorarbeitet

Anwendungsbeispiele:

Projekte
Du willst eine neue Landingpage inkl. Social-Copy, FAQs und Value Proposition erstellen.
Statt alles in einem Chat zu verlieren, legst Du ein Projekt an, gliederst Deine Aufgaben und arbeitest mit Versionen – alles bleibt sauber, nachvollziehbar und wiederholbar.

Custom GPT
Du baust für Dein Team einen „Content-Coach“:
Ein Custom GPT, das alle Guidelines kennt, in eurer Sprache antwortet, und immer bereit ist, Headlines, Captions oder Redaktionspläne zu erstellen – auch für Kollegen ohne KI-Vorerfahrung.

So entscheidest Du konkret wann ein Projekt und wann ein Custom GPT passt:

[1] Ziel definieren: Brauchst Du eine dauerhafte Rolle (->Custom GPT) oder einen temporären Arbeitsraum (->Projekt)?
[2] Teste Deinen Use Case: Mach 2–3 Aufgaben in beiden Formaten. Du wirst schnell merken, was besser funktioniert.
[3] Kombinieren erlaubt: Du kannst Custom GPTs auch mit Projekte kombinieren z. B. zur Qualitätssicherung oder zur Textvariation.

Nicht jedes Problem braucht ein Custom GPT. Und nicht jedes Briefing passt in ein Projekt. Aber mit der richtigen Einschätzung am Anfang (analysiere Deine Anforderungen!) kannst Du aus beiden das Maximum herausholen.

Welche Erfahrungen hast Du mit Projekten und Custom GPTs? Stimmst Du meinen Einordnungen zu oder gibt es Ergänzungen?